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Comunicação interna é o processo de compartilhar informações entre as pessoas que trabalham em uma empresa. Seu objetivo é manter os funcionários atualizados sobre os assuntos considerados relevantes para o bom desempenho do trabalho. Os modelos mais comuns para realizar esse processo de compartilhamento são o centralizado e o descentralizado.
Modelo de comunicação interna centralizada
Esse modelo é mais tradicional e segue a própria estrutura hierárquica da empresa. As informações são originadas e seguem um fluxo de compartilhamento que vai da liderança em direção aos demais funcionários. Tudo o que será divulgado passa por processos de aprovação. O estilo é mais formal e a velocidade de geração e compartilhamento de informações é mais lenta. Os canais, ferramentas e meios mais utilizados neste modelo são intranet, e-mail, TV corporativa, banner, cartaz, sinalização visual entre outros.
Modelo de comunicação interna descentralizada
Esse modelo é mais recente e será uma tendência para os próximos anos. Ele não segue a estrutura hierárquica da empresa e as informações são compartilhadas de maneira multidirecional. Os fluxos vão da liderança para os funcionários, dos funcionários para a liderança e de funcionário para funcionário ou grupo de funcionários. Não há processos de aprovação formais e vale a regra de ouro do bom senso na hora de escrever ou compartilhar algo. O estilo é mais informal e a velocidade de geração e compartilhamento de informações é mais rápida e dinâmica, parecida com uma conversa. Os canais e ferramentas de comunicação interna mais usadas seguem conceitos de rede social, como o Jive, Slack e o Workplace do Facebook.
Depois de descobrir o que é comunicação interna, a próxima pergunta que vem à cabeça é “Para que serve?”.
Para que serve comunicação interna?
Uma empresa que faz um bom trabalho de comunicação interna conquista vários benefícios:
- Influência positiva nos resultados financeiros
- Fortalecimento da cultura e dos valores
- Aumento da integração entre equipes
- Estímulo a uma boa postura profissional dos funcionários
- Aumento do conhecimento sobre os objetivo e metas da empresa
- Aumento do engajamento
- Aumento da retenção
- Melhora do clima de trabalho
- Aumento da produtividade
- Diminuição de boatos e fofocas
- Mais compartilhamento de ideais
Além desses benefícios, que são conquistados no médio e longo prazo e com trabalho recorrente, é possível conseguir resultados muito bons com objetivos de curto prazo, que requerem resultados rápidos.
Campanhas de mobilização para causas sociais que a empresa apoia, campanhas de conscientização, de cuidado com a saúde e de economia de recursos naturais são apenas alguns entre muitos exemplos de iniciativas de comunicação interna com objetivos e resultados de curto prazo.
Outra utilização muito importante é para mobilizar e engajar rapidamente equipes ou áreas da empresa para pontos de atenção ou melhoria, como uma meta de vendas abaixo da esperada ou um nível alto de reclamações de clientes.
Já vimos o que é e para que serve a comunicação interna. A próxima pergunta que pode surgir é “Para que tipo e tamanho de empresa ela é adequada?”.
Qual o tipo e tamanho de empresa ideal para praticar comunicação interna?
Uma visão bastante comum sobre comunicação interna é a de que ela é uma prática apenas para grandes empresas, que já alcançaram a excelência em todas as suas práticas. O processo só funciona com departamentos ou áreas exclusivas para cuidar deste tema e orçamentos expressivos.
Essa visão não poderia estar mais distante da realidade. É possível – e desejável – que a prática de comunicação interna seja feita por qualquer tipo e tamanho de empresa.
Entendemos o conceito de comunicação interna, vimos que benefícios ela traz e para que tipo e tamanho de empresas ela serve. Mas e agora? Como começar? A resposta é mais simples do que se pode imaginar – com um plano.
O que é um plano de comunicação interna?
Qualquer atividade ou ação feita em uma empresa tem as suas chances de sucesso aumentadas se forem planejadas com antecedência. Com comunicação interna não é diferente. Tudo começa com um plano, que pode ser mais simples ou mais complexo, de acordo com o porte da empresa, recursos disponíveis e maturidade do tema. Simples ou complexo, é essencial definir os principais objetivos da comunicação interna, tarefas e ações que possam ser realizadas, de acordo com a realidade e o contexto de cada empresa, metas que podem ser alcançadas, responsáveis e um cronograma para que tudo isso aconteça. Deve-se levar em conta que tão importante quanto criar o plano é ter a disciplina e o comprometimento para cumpri-lo.
Exemplos de plano de comunicação interna simples
- Marcar uma reunião por mês para discutir o andamento geral do trabalho
- Compartilhar semanalmente conteúdo que visa melhorar o rendimento do trabalho
- Criar um modelo de comunicado interno que pode ser usado por todas as áreas da empresa
- Criar um mural e afixar mensalmente cartazes com um determinado tema
- Criar um sistema de lembretes e avisos para enviar um e-mail por semana sobre um determinado tema
- Comemorar a conquista de novos clientes, divulgando o seu perfil e quem foram os responsáveis pela conquista dentro da empresa
- Implantar uma versão de teste de uma ferramenta de comunicação interna e avaliar os resultados obtidos e o custo / benefício. O Workplace do Facebook, por exemplo, permite fazer um teste gratuito por 90 dias
Exemplos de plano de comunicação interna complexos
- Usar um plano de comunicação como instrumento impulsionador do planejamento estratégico
- Mapear todos os públicos internos da empresa e criar planos de comunicação específicos para cada perfil de funcionário
- Implantar métricas e indicadores para medir a evolução do plano de comunicação e a eficácia das suas ações
- Implantar modelos de comunicação descentralizada com apoio de tecnologia inovadoras
Depois de implementado o plano, alguns problemas e desafios podem surgir. Isso é natural, esperado e não é exclusividade de um plano de comunicação interna. Veja a seguir alguns dos problemas de comunicação interna mais comuns e algumas sugestões de maneiras para resolvê-los.
Quais são os problemas de comunicação interna mais comuns?
Os tipos de problemas de comunicação interna que uma empresa pode encontrar podem variar bastante de acordo com o mercado em que ela atua, a quantidade de funcionários, sua distribuição geográfica e até mesmo a cultura e os valores da empresa. Abaixo estão alguns problemas de comunicação interna comumente encontrados.
Problema: os funcionários não demonstram interesse no que está sendo comunicado
Possíveis soluções: procure usar maneiras mais atraentes e visuais de comunicar o assunto ao invés de grandes blocos de texto corrido. Usar infográficos, incluir fotografias e caprichar na estética pode ajudar bastante. Vídeos também são uma tendência. Além disso, estilos de comunicação diferentes, como storytelling, podem contribuir para aumentar o interesse.
Problema: o cronograma do plano de comunicação não está sendo cumprido
Possíveis soluções: tente descobrir por que isso está acontecendo. Pode ser que os objetivos e metas traçadas no plano de comunicação estejam ambiciosos demais e incompatíveis com os recursos disponíveis na empresa. Neste caso, uma readequação das metas pode resolver. Outra possibilidade é encontrar maneiras criativas e mais eficientes de fazer a mesma coisa. Faça uma análise do que pode ser substituído. Um texto de uma página pode ser substituído por um conjunto de frases e fotos? Ou por algumas mensagens de SMS?
Problema: um comunicado interno está criando muito ruído entre os funcionários
Possíveis soluções: analise o assunto deste comunicado interno. É um tema polêmico? Ou o assunto é complicado e extenso? Para ambos os casos, uma alternativa pode ser marcar uma reunião com todos os funcionários e resolver presencialmente as dúvidas. E quanto à clareza do comunicado interno? Pode ser que ele contenha informações ambíguas ou linguagem inadequada para o publico a que se destina. Neste caso, uma revisão pode resolver o problema.
Problema: faltam ferramentas e canais de comunicação adequados
Possíveis soluções: mais uma vez a criatividade e inovação podem ajudar bastante. Será que uma reunião periódica com uma pauta de comunicação pré-definida pode resolver? Outra boa prática é buscar por ferramentas gratuitas ou de custo baixo. A tecnologia avançou bastante e há atualmente muitas opções disponíveis na internet.
Problemas e imprevistos sempre irão acontecer, até mesmo em um plano bem construído e implementado. Revise periodicamente as ações, faça ajustes e melhorias e o mais importante: mantenha a disciplina e o compromisso de executar o plano desenhado até o seu final.
Conclusão
Pequenas, médias ou grandes empresas – não importa o tamanho, o faturamento ou a quantidade de funcionários. Com algum investimento de tempo e pouco ou nenhum investimento financeiro os resultados obtidos podem ser surpreendentes. É possível começar com ações simples que depois podem ser aprimoradas à medida em que o processo amadurece dentro da empresa.
Leia neste post porque comunicação interna deve ser uma prioridade e comece a implantar ou aprimorar essa prática na sua empresa!
